ビジネス英語メールの書き方は?フォーマット・テンプレートも紹介

ビジネス英語メールの書き方は?具体的なフォーマット・テンプレートも紹介

電子メールは、最も基本的なビジネス・コミュニケーションツールのひとつです。

海外企業や外資系企業と取引をすることが珍しくなくなった今、英語でビジネスメールを書く機会が増えてきています。

英語でメールを書くのは難しいように思えますが、英語のビジネスメールにはある程度決まったフォーマットやテンプレートがあるので、これらをうまく活用することができれば、予想以上に簡単に、英語のビジネスメールを書くことができます。

今回は、英語でビジネスメールを書く際の基本的なルールと、シチュエーション別に使えるメールのテンプレートを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

英語でビジネスメールを書くときの基本的なルール

英語でビジネスメールを書くときの基本的なルール

始めに、英語でビジネスメールを書くときの基本的なルールについて説明します。

ルールには大きく分けて、

  • 文章の構成に関わるもの
  • 文章の内容に関わるもの

この2種類があります。

挨拶の言葉から始める

英語の手紙の書き出しで使われる「Dear [Name],」のような表現を「salutation(挨拶の言葉)」と言いますが、ビジネスメールを書く場合にも、salutationから文章を始める必要があります。

・メールを送る相手の名前がわかっている場合は「Dear Mr. Smith,」
・相手の役職しかわからない場合は「Dear Director of Human Resources,」

このように、送る相手によって適切なsalutationを使い分けましょう。ビジネスメールにおいてよく使われるsalutationについては、後ほど紹介します。

目的を明確に、簡潔な文章で

日本語で書くビジネスメールにも言えることですが、メールの目的を早い段階で、はっきりと記すことを心がけてください。

英会話では、ときどき「聞かれた以上のことを返す」ことが求められますが、ビジネスメールにおいては、余計な文章は必要ありません。

本文が5センテンス程度に収まるようにすると、丁度良い長さのメールになります。

フォーマルな言葉遣いを心がける

ビジネスメールを書く際は、「フォーマルな英語」を使う必要があります。日本語のビジネスメールで、敬語を使わなければならないのと同じです。

一部の語彙を置き換えたり(例:I think → in my opinion)、短縮形やスラングの使用を控えたりすることで、文章をフォーマルなものにすることができます。

文の見直しを忘れずに

文法の間違いやタイプミスは、日本語でメールを書く場合でも起こりうることですので、英語でメールを書くときは、一層気をつけなければなりません。

送信ボタンを押す前に、作成した文章をよく見直しましょう。

見直せばすぐに気づけるようなミスがそのままになっていると、「不注意・失礼な人」という印象を、メールを受け取った相手に与えかねません。

結びの言葉で締める

ビジネス英語メールの書き出しは「salutation(挨拶)」で始めると決まっているように、メールの結びは「complimentary close(結語)」で締めるということが決まっています。

ビジネスメールの結語としては、「Sincerely,」や「Best regards,」がよく使われます。

salutationと同様に、complimentary closeにも、シチュエーションによって、いくつかのパターンがあります。

ビジネス英語メールの基本的なフォーマット

ビジネス英語メールの基本的なフォーマット

ビジネス英語メールの基本的なルールを押さえたら、次は、メールのフォーマットを確認しましょう。

サンプルメールを用意しましたので、先に紹介したルールと実際の例文を照らし合わせながら、ビジネス英語メールの基本的な構造を理解してください。

サンプルメール

件名

Your new point of contact

挨拶(salutation)

Dear Mr. Smith,

本文

I am writing this email to introduce myself as your new point of contact at AAA Company.

My name is Ichiro Yamada, and I work in the sales department.

I have been working at AAA Company for more than 10 years, and I am familiar with every step of our business processes, so please do not hesitate to contact me in case of any questions.

I would like to schedule a follow-up conversation to discuss how I can assist you.

Please let me know the dates that are convenient for you.

結語(complimentary close)

Yours sincerely,

署名

Ichiro Yamada

AAA Company

日本語訳

件名

お客様の新しい窓口担当者です

挨拶(salutation)

スミス様

本文

AAA社の新しい窓口担当者としてご挨拶させていただきたく、メールをお送りしております。

営業部の山田一郎と申します。

AAA社に勤めて十年以上になり、弊社のビジネスプロセスには精通しておりますので、ご質問等がございましたら、気兼ねなくご連絡ください。

つきましては、具体的にどのようにお客様のお手伝いをしたら良いか、話し合いの場を設けたいと考えております。

お客様の都合の良い日をお知らせいただきますよう、お願い申し上げます。

結語(complimentary close)

よろしくお願いいたします。

署名

山田一郎

AAA社

コンポーネントごとのポイント

件名

メールの件名はシンプルで、内容がわかりやすいものにしましょう。

挨拶(salutation)

ビジネスメールは送る相手の名前がわかっていることが多いので、ほとんどの場合「Mr./Ms. [Last name],」と相手の名前を書きます。

Mr./Ms.の後には、フルネームではなくファーストネームかラストネームを記し、名前の後には「,(コンマ)」を置きます。

本文

本文の最初に、メールの目的を述べます。

サンプルメールでも使われている、「I am writing to …(〜したく、メールを送ります)」という表現が便利です。

本文を締めるための表現は内容によりますが、「I look forward to …(〜することを楽しみにしています)」などがよく使われます。

結語(complimentary close)

「Best regards,」や「Sincerely,」のように、結語の後にはコンマを置きます。

「Love,」「Cheers,」などのカジュアルな結語の使用は、ビジネスメールにおいては避けたほうが良いでしょう。

署名

名前会社名役職名などを記します。

会社の連絡先など、より詳細な情報を記したほうが良いこともあります。

シチュエーション別に使える!ビジネス英語メールのテンプレート

シチュエーション別に使える!ビジネス英語メールのテンプレート

①件名
②挨拶(salutation)
③本文
④結語(complimentary close)
⑤署名

この5つからなるメールの構成をきちんと守れば、ビジネス英語メールの体裁は整います。

上記のビジネス英語メールのフォーマットを土台にして、シチュエーションに合うようにカスタマイズしてメールを作成しましょう。

頻出するシチュエーションに対応したメールのテンプレートをいくつか紹介しますので、こちらも参考にしてください。

感謝のメール

件名

Thank you for [reasons for appreciation]

挨拶(salutation)

Dear Mr./Ms. [Name],

本文

Thank you so much for [reasons for appreciation].

I appreciate [further explanation].

Thank you again for [reasons for appreciation].

I look forward to meeting again soon.

結語(complimentary close)

Yours sincerely,

署名

Ichiro Yamada

AAA Company

感謝のメールの日本語訳

件名

(感謝の理由)していただき、ありがとうございます。

挨拶(salutation)

(宛名)様

本文

この度は、(感謝の理由)していただき、誠にありがとうございます。

(詳細な説明)につきまして、大変感謝しております。

(感謝の理由)していただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

また近いうちにお会いできることを、楽しみにしています。

結語(complimentary close)

よろしくお願いいたします。

署名

山田一郎

AAA社

謝罪のメール

件名

Apology letter for [reasons for apology]

挨拶(salutation)

Dear Mr./Ms. [Name],

本文

Please accept my sincere apologies for [reasons for apology].

I am terribly sorry that [further explanation].

I can promise you that this will never happen again.

Again, I apologize for [reasons for apology].

結語(complimentary close)

Yours sincerely,

署名

Ichiro Yamada

AAA Company

謝罪のメールの日本語訳

件名

(謝罪の理由)についてのお詫び

挨拶(salutation)

(宛名)様

本文

この度は、(謝罪の理由)してしまい、誠に申し訳ございません。

(詳細な説明)につきまして、心よりお詫び申し上げます。

このようなことが二度と起こらないことを約束いたします。

改めまして、(感謝の理由)してしまいましたこと、申し訳ございませんでした。

結語(complimentary close)

よろしくお願いいたします。

署名

山田一郎

AAA社

苦情のメール

件名

Complaint regarding [product or services]

挨拶(salutation)

Dear Mr./Ms. [Name],

本文

I wish to complain regarding [product or services].

Unfortunately, your [product or services] has not performed well, because [problem].

To resolve the problem, I would like you to [the action you want].

I look forward to your reply as soon as possible to resolve the problem.

Thank you for your anticipated assistance.

結語(complimentary close)

Yours sincerely,

署名

Ichiro Yamada

AAA Company

苦情のメールの日本語訳

件名

(製品・サービス)につきまして

挨拶(salutation)

(宛名)様

本文

この度は、(製品・サービス)につきまして苦情を申し上げたく、連絡しております。

残念なことですが、(問題の内容)により、貴社の(製品・サービス)が正常に機能しておりません。

問題の解決のため、(要求の内容)をしていただきたく存じます。

問題の解決のため、一刻も早いご返信をお待ちしております。

本件に関する貴社のご協力に感謝いたします。

結語(complimentary close)

よろしくお願いいたします。

署名

山田一郎

AAA社

状況に応じて使い分けよう!カスタマイズに使える表現

状況に応じて使い分けよう!カスタマイズに使える表現

最後に、ここまで紹介したフォーマットやテンプレートを「カスタマイズ」するための表現を、いくつか紹介します。

これらの表現を追加したり、入れ替えたりすることが適切に行えれば、ビジネス英語メールとして、十分に通用する文章を作成することができるでしょう。

挨拶(salutation)

Dear Mr./Ms./Dr./Professor/Dean… [Last name],

Dearの後に敬称(肩書き)とラストネームを置くのが、ビジネスメールのsalutationとしては、最も無難です。

メールを送る相手の名前と肩書きがわかっている場合は、このsalutationを使うのが良いでしょう。

Dear [Full name],

相手の性別がわからないときは、Mr.やMs.等の敬称を書かず、Dearの後にフルネームを置きます。

Hi/Hello [name],

カジュアルなsalutationですが、よく見知った相手に対するメールならば選択肢に入ります。

逆に、よく知らない相手に対するメールや、改まったメールでは使用を避けてください。

Dear [Job title],

メールを送る相手の名前がわからないときは、役職名を記すことでも、salutationとすることができます。

ただし、可能な限り、相手の名前を知る努力をした上でメールを送ったほうが、ビジネスメールにおいて好ましいのは確かです。

To Whom It May Concern, / Dear Sir/Madam,

いずれも、メールを送る相手の名前がわからない、あるいは特定の相手に送るメールではない場合に使うsalutationです。

「To Whom It May Concern」は、「関係者各位」という意味です。

「古めかしい」、または「堅すぎる」と捉えられがちなsalutationですので、積極的に使用することはおすすめしませんが、苦情のメールを送る際には選択肢に入るかもしれません。

本文で使える表現

Thank you for taking the time to …

〜するお時間をいただき、ありがとうございます。

Thank you for contacting us.

ご連絡いただき、ありがとうございます。

I received your address from [Name] .

(名前)から連絡先を聞き(伺い)、連絡を差し上げました。

I am writing to …

〜したく、連絡を差し上げました。

I am writing to you regarding …

今回送りましたメールは、〜に関してです。

I would appreciate it if you would …

〜していただければ幸いです。

Could you please …?

〜していただけませんか。

I highly recommend …

〜を強くおすすめします。

Please let me know if …

もし〜ならば、ご連絡ください。

When would it be convenient for you to …?

〜するのに、都合が良いのはいつでしょうか。

Please accept our apologies for the inconvinience.

ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

I look forward to …

〜を楽しみにしております。

結語(complimentary close)

Sincerely, / Best regards,

これらは定番の表現ですので、困ったときは上記のどちらかを選べば問題ありません。

Sincerely yours, / Yours Sincerely, / Yours truly,

いずれもフォーマルな表現で、ビジネスメールで使うのに適した結語です。

With appreciation, / With gratitude,

この2つは「感謝の気持ちを込めて」といった意味ですので、感謝を伝えるメールで使うのが良いでしょう。

まとめ

メールの基本構成とテンプレート、よく使われる表現を頭に入れておけば、ビジネス英語メールを書くのは、そこまで難しいことではありません。

日本語で書くビジネスメールとも共通することですが、ビジネス英語メールにおいては、簡潔な文章で齟齬を生むことなく要件を伝えるのが一番大切なことなので、高度な英語力は必要ありません。

今回紹介したフォーマットやテンプレート、表現を参考にしながら、英文のビジネスメールを作成するスキルを磨いてください。