ビジネスシーンで英語を使う人の中には、英語の電話対応が苦手、という人が多いのではないでしょうか。
電話対応は、メールのように文章を考える時間が十分あったり、対面時のようにボディランゲージを駆使したりすることができません。
従って、事前の準備を怠るとスムーズに対応することができないことがあります。
そこで、この記事では英語で電話対応をする際に使える例文や、英語での電話営業のやり方などをまとめて紹介します。
最後には、英語の電話対応を練習するのに最適な英会話スクールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
【基本編】英語の電話対応の仕方
まずは、英語の電話対応における基本的なフレーズやルールを解説していきます。
英語での電話対応であっても、基本の流れは日本語の時と変わりません。
電話を受けた際は、まず「お電話ありがとうございます」と伝え、会社名と自分の名前を言いましょう。
その後、要件は何かをお伺いします。
Thank you for calling, 〇〇 Corporation. This is Ken speaking. How can I help you?
(お電話ありがとうございます、〇〇（会社名）のケンと申します。どのようなご用件でしょうか？)
電話をかける際も基本的には同じ流れです。
まずは挨拶をし、会社名と自分の名前を伝えます。
Hello, this is Ken Sato from 〇〇 Corporation.
最初の挨拶はGood morningやGood Afternoonでも構いませんが、時間帯を問わず使えるHelloを覚えておくと便利です。
挨拶と自己紹介の後は要件を相手に伝えますが、要件を伝える際に使うフレーズは後ほど紹介します。
また、電話を別の担当者に繋ぎたい時や、電話の内容に関して詳しい人に確認したい時に便利なのが、「少々お待ちください」というフレーズです。
英語では以下のように表現します。
Just a moment, please.
Could you hold the line, please?
(少々お待ちください)
様々なシーンで使えるフレーズなので、覚えておくといいでしょう。
【シーン別】英語の電話対応時に使える例文まとめ
それでは、英語の電話対応時によく使う表現を場面別にまとめて解説していきます。
例文と共に注意事項も紹介しますので、参考にしてください。
電話をかける時に使える例文
英語で電話をかける時は、【基本編】で紹介したように、まずは挨拶と自己紹介をしましょう。
Hello, my name is Ken Sato. I am one of your customers.
(こんにちは、御社と取引させて頂いておりますサトウケンと申します。)
Good morning, this is Ken speaking. I’m calling you since Mr. Bryan introduced your company to me.
(おはようございます、ケンと申します。ブライアンさんから御社を紹介して頂き、お電話差し上げております。)
挨拶と自己紹介が終わった後は要件を伝えましょう。
要件は下記のように伝えます。
I’m calling about our meeting on Friday.
（金曜日のミーティングの件でお電話しております。）
The reason for my call is rescheduling next conference due to an unexpected trouble.
(予期せぬトラブルが起こったので、次の会議の予定を変更したく、お電話させて頂いております。)
電話を受ける時に使える例文
英語で電話を受ける時は、【基本編】で紹介した流れの後、まずは相手の名前をお伺いしましょう。
名前を聞く時は下記のようなフレーズを使います。
May I have your name, please？
（お名前をお伺いしても宜しいですか？）
May I ask who’s calling, please？
（どなたがお話ですか？）
もし相手の名前が聞き取れなかった場合、落ち着いて聞き返しましょう。
また、スペルを言ってもらうのも一つの手です。
May I ask your name, again?
（もう一度お伺いしてもいいですか？）
Could you spell that for me, please?
（スペルを教えてもらってもいいですか？）
スペルを聞いても不安な場合は、もう一度確認するようにしましょう。
Can I check it again?
（もう一度確認してもいいですか？）
取り次ぎしたい（取り次いでほしい）時に使える例文
次に、担当者に電話を取り次ぎしたい（取り次いでほしい）時に使える表現を紹介します。
まず、受けている電話を誰か別の人に取り次ぎしたい時は、下記のようなフレーズを使います。
I’m connecting you now.
（今お繋ぎしますね。）
I’ll transfer your call to Mr. Tanaka.
（田中さんにお繋ぎ致します。）
時間がかかる場合や、取り次ぎしたい相手が空いているか確認が必要な場合は、先に紹介した’Just a moment, please.’などをあわせて使っていきましょう。
次に、自分が電話をかけていて、担当者に取り次いでほしい時に使う表現を紹介します。
May I talk to Mr. Park？
（パークさんとお話できますか？）
I’d like to speak to Mr. Park.
（パークさんと話したいのですが。）
担当者の名前が分からない場合は、’May I talk to the person in charge of Sales Department?’というように、in charge of～（～の担当者）という表現が便利です。
メッセージを残したい時に使える例文
電話をかけたものの担当者が不在だった場合は、メッセージを預かってもらいましょう。
メッセージを残したい時は、下記のように伝えます。
Can I leave a message?
（メッセージを残すことはできますか？）
また、自分が電話したことだけを伝えてほしい場合は下記の表現を使います。
Please tell him that I called.
（電話があったと伝えてください。）
なお、折り返しがほしい場合は、
Could you ask him to call me back later?
（折り返してもらうよう伝えてもらえませんか？）
と言いましょう。
電話を切る時に使える例文
次に、電話を切る時に使える例文を紹介します。
最後に感じよく終われるよう、明るい雰囲気で話すことを心がけましょう。
Thank you for calling today. Is there anything else I can help you?
（本日はお電話ありがとうございました。その他何かお力になれることはありますか？）
Be sure to contact me if you have any further problems.
（何か問題があればいつでも私にご連絡ください。）
Let’s keep in touch.
（また連絡を取り合いましょう。）
Thank you very much, have a nice day!
（ありがとうございました。ごきげんよう。）
困った時に使える例文
英語の電話対応となると、国際電話を使うことが多く、雑音や電話回線のトラブルが起きることがあります。
また、間違い電話を受けることもあるでしょう。
ここでは、そのような困った時に役立つ例文を紹介していきます。
これらの表現を使いこなし、トラブルにもスマートに対応しましょう。
・聞き取りづらい時
I’m sorry, I can’t hear you very well. Could you speak a little louder?
（申しわけございません、よく聞こえません。もう少し大きな声で話して頂けますか？）
・雑音が入っている時
Unfortunately there is a lot of noise. Could you speak up, please?
（あいにく雑音が多いようです。もう少し大きな声で話して頂けますか？）
・間違い電話を受けた時
I’m afraid you’ve got the wrong number. This is 〇〇 Corporation.
（恐れ入りますが番号をお間違いのようです。こちらは〇〇社です。）
ホテルやレストランの予約をする時に使う例文まとめ
海外との取引などに従事していると、出張や会談などで使うホテルやレストランを、英語で電話予約しなくてはならない、ということがあるでしょう。
そこで、ここからは英語でホテルやレストランを予約する際に使えるフレーズを紹介します。
基本のフレーズはもちろん、ちょっとしたリクエストの仕方なども紹介しますので、参考にしてください。
ホテルの予約をする時
ホテルの予約をする際、まずは空室の確認をしましょう。
Do you have any vacancies from 1st of July to 3rd of July?
（7月1日から7月3日まで空きはありますか？）
その上で、どういった部屋が何部屋必要かを伝えます。
I’d like to reserve a single room, please.
（シングルルームを1部屋予約したいです。）
また、宿泊する部屋に対して要望がある場合は一緒に伝えましょう。
I’d like to request a non-smoking room.
（禁煙部屋を希望します。）
レストランの予約をする時
レストランの予約をしたい時は、下記のように伝えます。
Can I reserve a table for lunch tomorrow?
（明日のランチの予約はできますか？）
なお、予約する店で会談をする場合は個室を押さえておくのがベターです。
個室の空き状況は下記のように尋ねます。
Do you have any private rooms available?
（個室は空いていますか？）
また、食物アレルギーがある人がいる場合は、事前に伝えておきましょう。
I’d like to let you know one of them has an allegy to shlimp.
（同行者の中にエビアレルギーがある人がいるので、お知らせしておきます。）
英語の電話で営業活動はどうすればいい？関連する表現を紹介
海外との取引を担当する人の中には、英語で営業電話（cold call）をしなくてはいけない、という人は多いのではないでしょうか。
日本語でも勇気がいる営業電話を英語でするのは簡単なことではありません。
特に英会話の経験があまりない人だとなおさら不安に感じるでしょう。
そこで、ここからは英語で営業電話をする際に使える基本的な表現を解説します。
担当者に繋いでもらうためのフレーズ
まずは、担当者に繋いでもらうためのフレーズを紹介します。
事前にホームページ等で担当者の名前を調べておき、できるだけ本人に取り次いでもらうようにしましょう。
Hello, this is Takashi of 〇〇 Corporation from Japan. Mr. Josh Jensen is at the office?
（こんにちは、日本にある〇〇社のタカシと申します。ジョシュ ジェンセンさんはオフィスにいらっしゃいますか？）
なお、先に紹介した「電話を取り次いでほしい時に使える例文」もあわせて参考にしてください。
担当者が不在、もしくは話せなかった場合に役立つフレーズ
あいにく担当者が不在、もしくは別の電話に出ているなどの理由で、電話に出られない場合は、下記のフレーズを使って対応しましょう。
Please tell him that I’ll call again around 13.
（13時頃に改めてお電話するとお伝え下さい。）
Could you just let him know that I called?
(電話があったことだけ、伝えて頂けますか？）
May I speak to someone else in charge?
(どなたか他の担当の方と話せますか？）
実際にアポイントを取る時に役に立つ例文
担当者に電話を繋いでもらえた場合、まずは改めて自己紹介をします。
製品やサービスの詳細は電話口では簡単に伝え、詳しい説明は直接会った時にするようにしましょう。
その後、下記の例文を使いアポイントに繋げます。
If you have time, I’d like to meet you sometime next week.
(お時間があれば、来週あたりお目にかかりたいのですが。）
Are you available on 2nd of June?
（6月2日はいかがですか？）
How about 3 o’clock Tuesday afternoon?
(火曜日の午後3時はいかがですか？）
このように、話の流れの中でより明確な日時を決めると、会える確率が高くなります。
ビジネス英会話の練習ができるおすすめの英会話スクール
ここまで、英語での電話対応時に役立つ様々な例文を紹介してきましたが、実際にビジネスシーンで使う前に、外国人を相手に練習しておきたい、という人は多いでしょう。
そこで、ここからはビジネス英会話の練習に最適な英会話スクールを3つ紹介します。
①シェーン英会話
シェーン英会話は、全国に199校ある通学型の英会話スクールです。
様々な教育事業を手掛ける「Z会」のグループ会社が運営しているだけあり、講師やカリキュラムの質には定評があります。
ビジネス英語コースは初級から上級まで5つのレベルに分かれており、簡単な自己紹介から英語でのプレゼンや交渉まで、様々なビジネスシーンでの英語表現を学ぶことができます。
また、オンラインで自主学習できる仕組みが整っているので、忙しくて頻繁にスクールに通えないという人でも、安心して学習を続けられます。
②ベルリッツ
アメリカで設立されたベルリッツは、短期間で効果を実感しやすい独自の学習法が特徴の英会話スクールです。
講師の層は厚く、海外ビジネス経験が豊富な講師が多数在籍しています。
また、学習プランを自分の学習スタイルやニーズに合わせてカスタマイズすることができる点も魅力の一つです。
状況に応じて対面授業やオンライン授業、また自己学習中心のプランなどを組み合わせることができるので、忙しい人でも効率良く学習を進めることができます。
③Gabaマンツーマン英会話
Gabaマンツーマン英会話は、マンツーマンに特化したレッスンを提供している、1995年創業の老舗の英会話スクールです。
講師は採用率2%という厳しい基準をクリアしており、経験豊富で教養の高い講師が多く在籍しています。
ビジネス英会話コースでは、マンツーマンの特性を活かして、一人一人に合った授業を受けられるのが特徴です。
必要なビジネスシーンに合わせたレッスンを受けたり、実際に仕事で使う資料を持ち込んだりすることも可能です。
スクールには日本人のカウンセラーが常駐していて、自主学習の仕方やレッスンの進め方などに関して、いつでも相談できる点も魅力です。
まとめ
英語の電話対応をする際に使える例文や、ビジネス英会話の練習ができるスクールを紹介させて頂きましたが、いかがでしたでしょうか。
瞬発力が問われる英語の電話対応ですが、例文を一通り頭に入れておくだけで、格段に対応しやすくなります。
この記事で紹介した表現やフレーズを、実際の英語での電話対応にぜひ役立ててください。
また、上手く話せるか不安な人は、記事内で紹介した英会話スクールで練習してみましょう。
